–Skapa den perfekta atmosfären för ett evenemang

Att planera ett evenemang kräver stor uppmärksamhet på detaljerna för att ge deltagarna en utmärkt upplevelse; platsen, utrymmet, dekoration och layout, catering, personalen, själva evenemangsprogrammet... och bland annat hur atmosfären påverkar komforten. 

För att säkerställa deltagarnas komfort finns det en avgörande faktor som kanske inte alltid är det första som evenemangsplanerare tänker på: tillgång till tillförlitlig klimatkontrollteknik. Med tanke på att HVAC-system hanterar temperaturkrav och tillhandahåller ventilation är de viktiga för att alla inomhusevenemang ska lyckas. När allt kommer omkring vet du att faktorer som rör luftkvaliteten inomhus (IAQ), som temperatur, fuktighet och lukt, kan påverka din njutning och koncentration under ett evenemang, särskilt när tillfället har lockat ett stort antal deltagare. 

I den här artikeln fokuserar vi på specialbyggda lokaler som har faciliteter för att anordna evenemang, föreläsningar och till och med utställningar för att förstå vilka faktorer som påverkar IAQ vid ett evenemang och, som en följd av detta, deltagarnas komfort och gästernas upplevelse.

Faktorer som påverkar atmosfären vid ett evenemang

Vi har tidigare talat om hur luftkonditioneringssystem kan bidra till att höja en upplevelse, oavsett om det är på en restaurang, på ett hotell eller ett köpcentrum, att ge gäster och kunder en idealisk atmosfär gynnar företag. Ett kommersiellt områdes omgivningstemperatur (lufttemperaturen i en viss miljö) kan variera beroende på vädret, antalet personer som vistas där, värmen som avges från elektrisk utrustning och andra sådana källor. 

Om vi nu går in i ett evenemangslokal och lägger till ovanstående punkter har evenemang sina egna utmaningar som gör att deras behov av atmosfär ibland är unika. Dessa är följande: 

• Svängande temperaturer. En byggnads beläggning påverkar HVAC-systemets effektivitet och ändamålsenlighet. Våra kroppar avger naturligt värme och ju fler personer som befinner sig i ett utrymme, desto mer värme kommer att byggas upp inuti. Under ett evenemang finns det vanligtvis ett konstant flöde av deltagare som rör sig från ett utrymme till ett annat, vilket innebär att ett område med huvudtalare eller bodar med större sannolikhet kommer att ha högre omgivningstemperatur än andra områden. Men om det finns mer än en fokuspunkt vid ett evenemang kan det leda till fluktuerande omgivningstemperaturer som måste regleras.

• Scener och stora sittplatser. Scener får vanligtvis mest uppmärksamhet från deltagarna, särskilt när det är där huvudtalare och presentationer hålls, vilket ger upphov till olika stora folkmassor. I dessa utrymmen förekommer koncentrerade rörelser som följs av att människor sätter sig ner och tittar på det programmerade innehållet. Man måste se till att det är bekvämt för dem, både för dem som befinner sig i publiken och för dem som befinner sig på scenen, där ytterligare en rad faktorer kan påverka temperaturen, vilket leder oss till nästa faktor att ta hänsyn till. 

• Belysning, skärmar och elektrisk utrustning. Att som talare på scenen ha belysning som strålar ner på dig ger dig inte bara spänningen av att presentera, utan det är också troligt att du kommer att känna dig varm i magen. Om du dessutom har skärmar och annan elektrisk utrustning kommer temperaturen att stiga ytterligare, vilket kommer att påverka både de som står på scenen och publiken. Detta är en av de viktigaste anledningarna till att evenemangslokaler, teatrar och konsertsalar numera använder LED-belysning, som inte bara är mer energieffektiv utan också producerar mycket mindre värme. Scenen är naturligtvis inte det enda utrymme där elektrisk utrustning skapar värme, vissa bås är utrustade med skärmar, belysning och annan utrustning som i kombination med den värme som avges från andra bås kan få kvicksilvret att stiga i evenemangslokaler inomhus. 

• Cateringutrymmen och matlagning på plats. Beroende på om evenemangets catering förbereds utanför lokalen och endast serveras på plats, eller om det finns ett särskilt matlagningsområde inne i evenemangsutrymmet, kommer HVAC-kraven att vara olika. Matlagning ger upphov till rök, lukt och värme som, beroende på var den är placerad i förhållande till deltagarna, snabbt måste avledas. Om detta inte hanteras effektivt blir IAQ dålig och atmosfären obehaglig. 

• Utmaningar med slutna inomhusutrymmen. I förhållande till ovanstående punkt måste inomhusluften behandlas även om det inte sker någon matlagning på plats vid evenemanget. Även om det är lättare att kontrollera kylning och uppvärmning i slutna utrymmen på ett mer effektivt sätt, så stänger de också in fukt och föroreningar som damm och gaser. I evenemangsutrymmen där naturlig ventilation inte är möjlig blir uppkomsten av dessa ett problem om man inte tar hand om dem, särskilt när CO2-nivåerna blir för höga och orsakar "gammal luft". Ju fler människor som deltar i ett inomhusevenemang, desto större är koncentrationen av koldioxid, som måste hållas på säkra nivåer för komfort och hälsa.

Luftkvaliteten inomhus på Events Matters

Vi har berört de faktorer som gör evenemang unika när vi överväger vilka HVAC-behov som kommer att krävas, men varför är inomhusluftens kvalitet vid ett evenemang viktigt? 

Förutom att vara obehaglig eller orsaka trötthet kan en ansamling av "gammal luft" vara skadlig och ge upphov till allergier, huvudvärk och till och med ont i näsan och halsen. Detta är det sista du vill ha. 

Det är en kombination av faktorer som avgör inomhusluftens kvalitet. Bland annat tar IAQ hänsyn till koldioxidkoncentrationen, luftfuktigheten, temperaturen och förekomsten av föroreningar, som flyktiga organiska föreningar (VOC). 

• CO2-koncentration. När nivåerna börjar stiga för högt kan det skapa en känsla av täthet, vilket leder till sömnighet och koncentrationssvårigheter, och det kan också ge upphov till huvudvärk och andra besvär som rör andningsorganen. Lyckligtvis är det lätt att undvika att detta händer genom regelbunden ventilation av utrymmet, antingen genom att öppna fönster och dörrar eller genom specialiserad teknik för ventilation och luftförnyelse som är ansluten till HVAC-systemet. Dessa späder ut inomhusluften med frisk luft och förbättrar snabbt rummets IAQ. 

• Luftfuktighet. Fukt i luften påverkar också vår känsla av komfort. ASHRAE rekommenderar en maximal relativ luftfuktighet på 60 %, även om ett minimum på 30 % bör iakttas för att undvika en alltför torr atmosfär som kan irritera huden och andningsorganen. I extrema fall kan överdriven fukt inte bara kännas obekvämt och få oss att känna oss varmare, utan den kan också leda till att mögel uppstår. Naturligtvis påverkar den höga beläggningen vid evenemang den relativa luftfuktigheten, så att kunna övervaka luftfuktigheten för att hålla den på rätt nivå är ett plus. VVS-system kan hjälpa till att hålla nivåerna nere med funktioner som Dry Mode, som finns på Hitachi VVS-utrustning, och som tar bort överdriven fukt från inomhusutrymmen. 

• Föroreningar. VOC (som avges av färg, mattor, rengöringsmedel etc.), allergener och andra föroreningar (inklusive matlagningsavgaser) kan skapa obehagliga lukter och till och med påverka vår hälsa. Under ett evenemang är kanske de material som används för bodar och dekoration samt eventuell catering den största boven i dramat när det gäller dessa föroreningar. Förutom ventilation och fuktkontroll är ett effektivt sätt att minska förekomsten av föroreningar i inomhusluften att använda filter i luftkonditioneringen. PM2,5-filter kan fånga upp mikroskopiska partikelämnen med en storlek på 2,5 μm, och specialiserade filter hjälper till att neutralisera bakterier och virus för säkrare luft.  

• Temperatur. Den idealiska inomhustemperaturen för kommersiella utrymmen beror på säsong och vilken typ av aktivitet som utförs av de boende. För att komplicera saken varierar den termiska komforten, den "perfekta" temperaturen som varken är för kall eller för varm, från person till person. I OSHA:s (Occupational Safety and Health Administration) riktlinjer rekommenderas att termostaten ställs in på en inomhustemperatur på 20-23,5ºC (68-75ºF) på vintern och 23-26ºC (73-79ºF) på sommaren. Plats, säsong och väder samt byggnadens isolering och arkitektoniska egenskaper påverkar dessa rekommendationer, så det gäller att hitta rätt för ditt evenemang.

Du kan läsa om inomhusluftens inverkan på vår hälsa här. 

HVAC är nyckeln till ett lyckat evenemang

Som vi har sett ovan finns det många faktorer som gör evenemangslokaler mer utmanande när det gäller omgivningstemperatur och komfort. När man organiserar ett evenemang och väljer det utrymme som det ska hållas i, är det viktigt att se till att HVAC-systemet och de naturliga ventilationsalternativen beaktas, särskilt när ett stort antal människor, showkockning eller långa samtal är programmerade. Genom att göra detta föregriper man allas komfortbehov och ger arrangören sinnesro för att de bjuder in människor till en hälsosam och säker miljö.

För att förstå vilka typer av HVAC-teknik som evenemangsutrymmen ställer till förfogande för att skapa den perfekta evenemangsatmosfären, ta en titt på urvalet av expertprodukter som finns tillgängliga inom Hitachis portfölj för kommersiell luftkonditionering, här.