–Bí kíp làm việc tại nhà - Cách tạo ra không gian làm việc hiệu quả

Đối với nhiều người trong chúng ta, làm việc tại nhà đã trở thành một tiêu chuẩn mới và sẽ là trong tương lai gần. Điều này đã gây ra mối lo ngại giữa các nhân viên và người sử dụng lao động, những người mà hoàn cảnh sống hiện tại không được chú trọng về mặt hiệu quả hoặc năng suất làm việc. Nhưng cũng không cần phải lo lắng. Có một số bí quyết làm việc tại nhà đã được thử nghiệm có thể giúp giảm thiểu sự phân tâm, rèn luyện sự tập trung của bạn và làm cho không gian xung quanh bạn tràn đầy cảm hứng. 

Ngày nay, rất nhiều người làm việc tại nhà hơn bao giờ hết. Việc áp dụng các giờ linh hoạt và các công việc từ xa đã bùng nổ kể từ đầu thiên niên kỷ. Riêng tại Anh, Văn phòng Thống kê Quốc gia báo cáo rằng từ năm 2008 đến 2018, số lượng nhân viên làm việc tại nhà đã tăng 74%. Đó chỉ là hơn 1,54 triệu người đã chọn các vai trò công việc liên quan đến việc đi lại ít hơn và con số đó vẫn tiếp tục tăng lên.

Ngoài ra, không có gì phải che giấu sự thật rằng Covid-19 đã thay đổi cách chúng ta làm việc và điều từng là sự lựa chọn, làm việc từ xa, đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết mọi người. Vì vậy, cho dù bạn vừa mới bắt đầu với thói quen làm việc từ xa hay đã dày dạn kinh nghiệm trong môi trường văn phòng tại nhà, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo thiết lập văn phòng tại nhà tốt nhất sẽ giúp bạn tăng sự thoải mái và cải thiện năng suất của mình.

Trong bài đăng này:

• Lịch làm việc từ xa, thói quen và sức khỏe
• Tạo môi trường làm việc hoàn hảo tại nhà
• Thiết lập văn phòng tại nhà

Quy trình làm việc từ xa, thói quen và sức khỏe

Tất cả đều bắt đầu với một quy trình

Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm cho bản thân là thiết lập một thói quen mà bạn tuân thủ trong suốt tuần làm việc, đặc biệt là một thói quen được thiết kế để cung cấp năng lượng cho buổi sáng của bạn. Làm việc từ xa có nghĩa là không cần mất thời gian chạy xe đến chỗ làm, nhưng đấy lại là khoảng thời gian mà bộ não của chúng ta có thể từ từ bắt đầu hoạt động và bắt đầu phân vùng cho cả ngày làm việc. Không có gì bí mật khi rất nhiều người làm việc tại nhà đã hoàn thành tốt mọi việc và sẽ gửi lại email từ giường trong vòng 5 phút đầu sau khi thức dậy. Điều này sẽ không tốt vì mức độ căng thẳng sẽ gây hiệu ứng gợn sóng trong thời gian còn lại của ngày, nếu không phải là cả tuần.

Bạn nên dành ít nhất 30 phút để thưởng thức bữa sáng, nghe đài, tập thể dục hoặc thiền trước khi bắt đầu ngày mới tích cực và tự tin.

Phương pháp này cũng nên được áp dụng tương tự cho thời gian còn lại trong ngày. Một cách đơn giản để bắt đầu xây dựng một thói quen là hình dung nó. Lập cho mình một kế hoạch và tìm ra những điều cơ bản trước:

• Mấy giờ bạn sẽ thức dậy
• Mấy giờ bạn sẽ bắt đầu làm việc
• Thời gian nghỉ của bạn và thời gian nghỉ bao lâu
• Mấy giờ bạn sẽ hoàn thành

Sau đó, bắt đầu kết hợp các yếu tố khác vào thói quen hàng ngày của bạn để giúp quản lý các công việc hàng ngày và thúc đẩy năng suất; chẳng hạn như kiểm tra và trả lời email trong giờ đầu tiên trong ngày. Mặc dù điều đó có vẻ hiển nhiên, nhưng bạn sẽ thấy rằng có thói quen làm việc từ xa sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung và bình tĩnh.

Nghiêm túc quan tâm đến giấc ngủ của bạn

Sẽ không có ích gì trong việc tạo ra một thói quen nếu bạn không có một giấc ngủ ngon. Mặc dù một số người có thể ngủ 5 giờ một ngày và một số cần ít nhất 9 giờ, nhưng người ta đã chứng minh rằng giấc ngủ kém gây ra nhiều tác dụng phụ khó chịu, như cáu kỉnh, đau đầu, khó tập trung và kém hiệu quả trong công việc. Những người mới làm quen lối sống văn phòng tại nhà có thể gặp khó khăn khi ngủ. Điều này có thể là do bạn phải làm việc nhiều giờ hơn bình thường, lượng caffeine tăng lên và không đủ thời gian ngừng hoạt động trước màn hình máy tính hoặc điện thoại.

Tương tự như thói quen cốt lõi buổi sáng, bạn cũng nên thiết lập một lịch trình ngủ và xem xét giảm bớt các yếu tố như caffeine và thời gian sử dụng thiết bị. The Sleep Foundation khuyến cáo rằng số giờ ngủ lý tưởng cho những người từ 18-64 tuổi là từ bảy đến chín giờ, mặc dù đối với một số người, điều này có vẻ không khả thi, nhưng tuân thủ điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích và cải thiện sức khỏe.

Sắp xếp và ưu tiên

Cũng giống như việc thiết lập một thói quen, hãy tập thói quen sắp xếp ngày mới và đặt mục tiêu cho bản thân. Khi ở bên ngoài môi trường văn phòng, có thể là thách thức để luôn hoàn thành nhiệm vụ của bạn và cảm thấy hài lòng với những gì bạn đã đạt được. Bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng trong ngày, bạn sẽ cảm thấy kiểm soát được hoạt động của mình hơn rất nhiều, và do đó bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn vào bản thân.

Cho dù sử dụng thời gian biểu làm việc cổ điển hay với lịch hoặc công cụ quản lý công việc, hãy dành 5 - 10 phút mỗi sáng và chiều để xem xét khối lượng công việc, đồng thời theo dõi trạng thái của các dự án bạn đang làm và cập nhật mức độ ưu tiên của chúng.

Đặt ranh giới với gia đình và các thành viên

Bạn đã từng xem clip về phát thanh viên bị gián đoạn bởi con của họ khi đang phát sóng trực tiếp. Ngay cả khi bạn không biết clip ấy, bạn cũng nên chuẩn bị cho những rắc rối bất ngờ khi làm việc ở nhà.

Nếu gia đình hoặc bạn cùng nhà của bạn không quen với việc bạn ở nhà trong giờ hành chính, họ có thể bị cám dỗ để tương tác với bạn. Những tương tác này sẽ trở thành sự phân tâm và tốt hơn hết là bạn nên ngồi xuống và vạch ra một loạt ranh giới (giờ làm việc, nghỉ giải lao, v.v.) mà mọi người đều đồng ý. Nếu đối tác của bạn cũng làm việc tại nhà, hãy lập kế hoạch người nào sẽ chăm sóc trẻ em, các thành viên khác trong gia đình hoặc vật nuôi.

Cố gắng không ngồi ở những nơi trong nhà mà những người xung quanh nghĩ là bạn đang nghỉ ngơi. Lý tưởng nhất là có một căn phòng riêng biệt, chuyên dụng đóng vai trò như văn phòng của bạn, điều này dễ dàng báo hiệu rằng bạn đang làm việc hơn.

Ăn mặc

Mặc dù việc lăn ra khỏi giường và mặc bộ đồ ngủ vào "văn phòng" có thể rất hấp dẫn, nhưng nếu vậy, bạn đang không chuẩn bị cho mình một ngày làm việc hiệu quả. Quần áo thoải mái là điều bắt buộc khi làm việc tại nhà nhưng nỗ lực ăn mặc chỉnh tề vào mỗi sáng báo hiệu sự thay đổi trong ngày và chuẩn bị tinh thần để bắt đầu công việc. Điều này không có nghĩa là bạn phải mặc áo sơ mi và đi giày, mà là chọn quần áo đàng hoàng mà bạn sẽ không mặc khi ở nhà hoặc đến cửa hàng. Nó không chỉ giúp thiết lập cảm hứng trong ngày mà còn khiến bạn cảm thấy chuẩn bị kỹ lưỡng hơn (cũng như cho bất kỳ cuộc gọi hội nghị bất ngờ nào).

Quan trọng tương đương với việc bạn phải ăn mặc đi làm vào mỗi buổi sáng, hãy đảm bảo rằng khi công việc hoàn thành, bạn thay trang phục sang một thứ khác để lên tinh thần cho cả ngày và giúp bạn thư giãn.

Đừng quên rời khỏi nhà

Dành thời gian ra khỏi không gian làm việc là điều nên làm, nhưng ra khỏi nhà và tận hưởng cảnh đẹp là điều cần thiết, ngay cả khi nó chỉ ở ban công trước cửa hoặc cửa sổ. Bạn có thể cảm thấy biết ơn vì không phải di chuyển giữa nhà và văn phòng, nhưng đó là khoảng thời gian bạn đi qua các cảnh vật khác nhau.

Khi làm việc tại nhà, mọi người thường bỏ bữa, làm việc lâu hơn, ít nói chuyện với bạn bè hoặc không ra khỏi nhà. Tất cả những điều trên đều có tác động tiêu cực đến tâm trạng của bạn, đặc biệt là khi chúng bắt đầu trở thành một phần thói quen của bạn.

Bằng cách tận hưởng sự thay đổi không khí và khung cảnh trong thời gian nghỉ ngơi hoặc sau giờ làm việc, bạn sẽ có cơ hội để tạm dừng tâm trí, củng cố suy nghĩ và ngắt kết nối với công việc.

Tạo môi trường làm việc hoàn hảo

Tìm nhiệt độ tốt nhất cho năng suất

Trong văn phòng, việc tìm kiếm một nhiệt độ thỏa mãn tất cả có thể dẫn đến những bất đồng. Sẽ có tình huống một nửa số đồng nghiệp của bạn đang tận hưởng không khí ấm áp và phần còn lại đang đổ mồ hôi. Sự khó chịu do nhiệt độ quá cao là một trong những yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến năng suất lao động. Trong một nghiên cứu năm 2018, Trades Union Congress chia sẻ rằng các văn phòng nên điều chỉnh nhiệt độ từ 16 ° C đến 24 ° C và lý tưởng là 20 ° C. Khi nhiệt độ vượt qua 27 ° C, năng suất giảm 5%. Tương tự nếu nhiệt độ lạnh hơn, ngay cả trong thời gian cao điểm của mùa hè.

Mặc dù vậy, khi làm việc từ xa, bạn không phải lo lắng về đồng nghiệp của mình, điều đó không có nghĩa là bạn quên đi sự thoải mái của bản thân. Khi làm việc từ xa, bạn muốn giảm thiểu việc sao lãng ở mức tối thiểu, vì vậy hãy đảm bảo rằng nhiệt độ không phải là một trong số chúng. Độ ẩm và không khí hôi thối nhanh chóng tích tụ trong không gian mà chúng ta đang ở, trong một thời gian dài, và trước khi nhận ra điều đó, bạn đã thấy mình đang ở trong môi trường không thoải mái. Những chiếc quạt truyền thống có thể làm bạn cảm thấy dễ chịu hơn nhưng về cơ bản chúng chỉ di chuyển không khí xung quanh không gian nhưng không giúp giảm bớt nhiệt độ.

Cách tốt nhất để đạt được và duy trì nhiệt độ lý tưởng là sử dụng giải pháp điều hòa không khí, loại có thể dễ dàng điều chỉnh nhiệt độ để phù hợp với hoạt động trong phòng, thông qua điều khiển từ xa hoặc ứng dụng trực quan trên điện thoại thông minh như airCloud Go của Hitachi. Bộ điều khiển từ xa sẽ hỗ trợ bạn tập trung và điều chỉnh nhiệt độ không khí trở thành một thao tác đơn giản mà không tốn thời gian. Loại giải pháp này cũng có nghĩa là vào mùa đông hoặc mùa hè, bạn có thể đảm bảo cho mình không khí làm việc tốt nhất để đạt hiệu quả cao trong công việc.

Điều chỉnh luồng không khí để tạo sự thoải mái

Cũng giống như việc tìm kiếm nhiệt độ lý tưởng cho văn phòng tại nhà của bạn, sẽ tốt hơn nếu có được luồng không khí thông thoáng để không khí xung quanh bạn không bị đứng lại hoặc ngột ngạt. Khi làm việc trong một không gian không có chuyển động tự nhiên của không khí, bạn sẽ cảm thấy không thoải mái và làm giảm sự tập trung của bạn. Nếu bạn đủ may mắn để làm việc ở nơi có cửa sổ, hãy để cửa sổ mở để cho phép không khí lưu thông liên tục hoặc mở cửa sổ định kỳ để không khí trong lành tràn vào.

Nếu việc duy trì nhiệt độ trong phòng vẫn là ưu tiên, thì điều hòa không khí vẫn có thể cung cấp những điều tốt nhất. Điều hòa hai mảnh treo tường là một trong những lựa chọn hàng đầu cho người tiêu dùng, do tính linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh hướng của luồng không khí và nhiệt độ. Bạn có thể dùng máy điều hòa để phân phối không khí đồng đều khắp phòng hoặc điều chỉnh hướng của luồng gió để đẩy không khí đến vị trí mong muốn nhằm tối đa hóa sự thoải mái trong phòng.

Kết hợp Thiên nhiên và Công nghệ để làm sạch không khí hơn

Kết hợp cây xanh vào không gian làm việc của bạn để giảm căng thẳng, tăng cường sự tập trung và cải thiện chất lượng không khí trong phòng. Nghiên cứu về Không khí Sạch của NASA đã phát hiện ra rằng cây xanh có thể làm cho không khí trong nhà tốt hơn và trong lành hơn bằng cách giảm các chất ô nhiễm tích tụ xung quanh chúng ta. Thậm chí chỉ bằng cách thêm một hoặc hai cây trên bàn làm việc cũng có thể nâng cao tâm trạng của bạn và tạo ra hiệu ứng tĩnh tâm.

Để tạo ra sự khác biệt đáng kể cho môi trường văn phòng tại nhà của bạn, hệ thống điều hòa không khí chuyên dụng có thể được sử dụng để thu gom và loại bỏ các tạp chất trong không khí một cách an toàn. Điều hòa không khí của Hitachi được chế tạo với công nghệ FrostWash từng đoạt giải thưởng, giúp loại bỏ nấm mốc, bụi và vi khuẩn tích tụ trên bề mặt dàn trao đổi nhiệt. Nó giữ và đóng băng bụi bẩn trong nước đá, sau đó, băng tan chảy và được xả ra khỏi hệ thống và cuốn trôi theo các tạp chất. Tính năng FrostWash giúp giảm 93% * vi khuẩn và 87% nấm mốc trong môi trường trong nhà.

Bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến kết hợp với cây trồng, bạn có thể đảm bảo cho mình một trong những không gian văn phòng tại nhà thoải mái và sạch sẽ nhất.

Lắp đặt Văn phòng tại gia

Còn không gian thì sao? Hãy cùng xem cách thiết lập thành công văn phòng tại nhà và những điều cần lưu ý để tối đa hóa năng suất của bạn.

Dành ra một không gian riêng

Đầu tiên, cần quyết định không gian nào sẽ trở thành văn phòng tại gia. Không phải tất cả chúng ta đều có một văn phòng riêng tại nhà, vì vậy, giải pháp đơn giản cho việc này là bố trí một chiếc bàn hoặc chiếc ghế cụ thể để bạn làm việc. Điều quan trọng là không gian này chỉ được sử dụng cho công việc và được để yên khi hết ngày.

Đối với những ngôi nhà nhỏ hơn, một thủ thuật đơn giản là thay đổi những chi tiết nhỏ xung quanh để bạn nhìn thấy sự thay đổi khi làm việc và khi không làm việc. Ví dụ: giả sử bạn đang làm việc trên một chiếc bàn thường để đồng hồ báo thức, sách và các món đồ trang sức. Bỏ những thứ này đi và thay thế bằng những vật dụng liên quan công việc: thời gian biểu, ghi chú post-it, lịch treo tường, v.v. Sau đó, sau khi ngày làm việc kết thúc, hãy đảo ngược quy trình và bày biện các món đồ cá nhân lên bàn.

Hướng đến ánh sáng tự nhiên

Hãy chọn một căn phòng có ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ hoặc cửa ra vào. Nhiều nghiên cứu trong những năm qua đã chứng minh rằng ánh sáng tự nhiên và quang cảnh có thể làm giảm căng thẳng, cải thiện tâm trạng và tăng cường sự tập trung. Nó cũng liên quan đến giấc ngủ ngon do tác động của ánh nắng mặt trời lên đồng hồ sinh học và nồng độ serotonin của chúng ta. Nếu bạn không có đủ điều kiện để đặt văn phòng tại nhà của mình cạnh cửa sổ, thì hãy sử dụng thời gian nghỉ ngơi để ra ngoài và thư giãn.

Điều quan trọng nữa là đảm bảo nguồn sáng không bị chói, không quá sáng và không chiếu trực tiếp vào mắt hoặc thiết bị ngoại vi, bao gồm ánh sáng tự nhiên, đèn bàn và đèn chiếu sáng trên cao. Bằng cách bố trí ánh sáng một cách hợp lý, bạn sẽ thấy thoải mái và tập trung hơn.

Hãy chuẩn bị cho Video Conferences

Bạn sẽ ngạc nhiên bởi số lượng nhân viên làm việc tại nhà quên chỉnh trang không gian làm việc và phải đối mặt với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Khi làm việc tại nhà, hãy thoải mái với cảnh vật xung quanh nhưng phải sẵn sàng dọn dẹp chúng để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Một trong những cách dễ dàng nhất để đảm bảo thành công là chọn một không gian có tường trần hoặc trang trí tối thiểu để người xem không nhìn thấy quá nhiều không gian cá nhân của bạn.

Nếu không thực hiện được những điều trên, hy vọng ứng dụng Video Conference mà bạn sử dụng cho phép chọn phông nền và bạn có thể tạo ra một quang cảnh bình yên và trật tự.

Có tổ chức và không lộn xộn

Bàn làm việc ngăn nắp và không lộn xộn nên nằm trong danh sách ưu tiên của bạn, đặc biệt là vào cuối ngày để khi bạn trở lại làm việc vào sáng hôm sau, nó không khiến bạn 'hỗn loạn'.

Lý do hàng đầu để giữ bàn làm việc ngăn nắp là giảm thiểu sự phân tâm và đây cũng là cách đơn giản để giúp bạn tăng cường sự tự tin và giảm căng thẳng.

Mặc dù mỗi người trong chúng ta sẽ có những định nghĩa khác nhau về sự lộn xộn, nhưng mẹo là hãy thử và đừng để bàn làm việc của bạn trở nên lộn xộn với giấy tờ, cốc, đồ chơi hoặc thư. Vì vậy, trong lúc giải lao, hãy thu gom và dọn sạch những vật dụng lấn chiếm không gian văn phòng của bạn.

Một chiếc ghế thoải mái rất quan trọng 

Một chiếc ghế thoải mái là khoản đầu tư thông minh, và nếu có thể, hãy chọn một chiếc ghế công thái học. Nếu bạn đã quen với môi trường văn phòng, bạn sẽ hiểu sự cần thiết của một chiếc ghế thoải mái, giúp bạn tập trung, thẳng đứng và bình tĩnh.

Sở thích và ngân sách sẽ quyết định chiếc ghế nào phù hợp với bạn, tuy nhiên, trong khi bạn có thể dùng chiếc ghế từ bàn ăn, làm việc trên một chiếc ghế phù hợp sẽ giúp bạn đỡ đau hơn rất nhiều (theo nghĩa đen).

Chiều cao màn hình để cải thiện tư thế

Quan trọng như một chiếc ghế phù hợp, bạn cũng cần đảm bảo rằng màn hình máy tính của bạn ở độ cao phù hợp. Để đo chiều cao chính xác, phần trên của màn hình phải ngang tầm mắt hoặc thấp hơn một tí và khoảng cách đến mặt bạn từ 20 đến 30 inch. Thực hiện những điều chỉnh này sẽ bảo vệ sức khỏe của bạn, tránh tình trạng khòm người, đau cổ, không đủ hỗ trợ lưng cũng như mỏi mắt.

Có lẽ không phải là giải pháp gia đình rõ ràng nhất, nhưng phương án bàn làm việc đứng có thể thay đổi tình hình đối với nhiều người và giảm bớt áp lực đặt lên một số điểm trên cơ thể. Ngày càng có nhiều nghiên cứu cho rằng việc ngồi trong thời gian dài có hại cho sức khỏe, đó là lý do tại sao khái niệm bàn đứng trở nên phổ biến trong thập kỷ qua.

Để cải thiện tính công thái học cho chỗ làm việc của bạn, hãy sử dụng công cụ thiết kế không gian làm việc, nó đề xuất cách thiết lập ngồi hoặc đứng tốt nhất tùy thuộc vào chiều cao của một người. Tương tự đối với cổ tay và cánh tay của bạn, hãy giảm bớt căng thẳng cho chúng bằng cách chọn bàn phím và chuột ngoài, ngay cả đối với những người sử dụng máy tính xách tay và máy tính bảng.

Bằng cách sử dụng một số ý tưởng được đề xuất trong bài viết này, bạn có thể nâng cao kinh nghiệm làm việc từ xa của mình và xây dựng sự tự tin để có thể quản lý bản thân thành công. Đây chỉ là một số cách đơn giản nhất để biến không gian làm việc của bạn trở thành một nơi thoải mái và hiệu quả hơn mà chúng tôi hy vọng sẽ hữu ích cho bạn.

Nếu bạn muốn biết thêm về các giải pháp kiểm soát khí hậu làm mát và sưởi ấm của Hitachi, bạn có thể khám phá đầy tại đây.

*Thực nghiệm bởi Kitasato Research Center of Environmental Science with JCH South East Asia premium VX series. Test no. 2017_40194 : anti-bacterial & anti-mold effects when operating frost wash four times